タスクを楽しくこなすために

手帳を使っている方はおなじみだと思いますが、買い物リストなど忘れずに書き留めておくことができるTo Doリストというのがあります。最近では To Doリストをオンラインで管理できるサービスがいくつも出てきています。けれど、手帳のほうがすぐに書き込めるお手軽感があるということで、オンラインを敬遠している方が多いのではないでしょうか。

たしかに、予定はすぐ変わってしまうときもありますし、タスク管理もそれに応じて柔軟にかつ迅速に対応しなければいけません。なんでもかんでもすべてをオンラインにするというのは難しいです。とはいえ、「タスクをこなす」という作業を機械的ではなく、少しでも楽しくやれたら良いなと思いませんか? そんな方は 「Printable CEO」にチャレンジしてみると良いと思います。これは、完全にアナログなツールです。

重要なタスクはどれかを見極め、実行するためのキット

Printable CEOはタスクを効率よく、かつ楽しくこなしていくためのTo Doリストの印刷用のテンプレートです。つまり、To Doを書くためのよくできたメモパッドです。毎週こなさなくてはならないタスクというのは、たくさんあると思います。最終的にはすべてをこなさなくてはいけません。しかし、重要なタスクはどれなのか、そしてどれを優先的に行うべきなのかを見極める必要はあると思います。それらに集中して取り組むのがタスク管理の中でのキモになります。Printable CEOはそういった重要なタスクはどれなのかを見極めて、重点的に行うためのキットといえると思います。

用途によって使い分けられるTo Doリスト印刷用テンプレート

Printable CEOは現在 4つのテンプレートを配布しており、単体でも組み合わせても使えるようになっています。1週間にこなしたいタスクを整理してトラッキングするのに便利な「The Concrete Goals Tracker」(PDF)。一日にこなしたいタスクをリストアップして視覚的に進み具合をチェックできる「The Task Progress Tracker」(PDF)。一日の詳細なスケジュールを細かく設定するのに便利な「The Emergent Task Timer」(PDF)。タスクを達成するためのステップを書き込み、それぞれにかかった時間を把握できる「The Task Order Up!」(PDF)。どのテンプレートも分かりやすく、印刷したらすぐ使えるわけですが、いずれもデザインがきれいなので使ってみたくなる気をおこさせてくれます。

お勧めは「The Concrete Goals Tracker」。高得点を狙え!

自分のワークフローにあったキットを使うことをお勧めしますが、特に使えるのが「The Concrete Goals Tracker」です。これはゲーム的な要素をとりいれながら、タスク管理ができるところがおもしろいです。

まず、今週しなければならない重要なタスクをリストアップしていくのですが、この際、それぞれのタスクにポイントを付けていきます。たとえば納品が近いプロジェクトは 10 ポイントにしてみましょうか。メールボックスの整理といった簡単、かつさほど重要ではない作業には 1ポイントといった具合に設定していきます。あとは、その週の間に作業を行ったのであれば、指定のバブルを埋めてポイントを加算していきます。ちなみに作者のDavid Seah氏は「Printable CEOは"やらなきゃリスト"ではなく、"やったぞリスト"なんだ」と述べています。

「The Task Order Up!」との組み合わせも

この「The Concrete Goals Tracker」とタスクをさらに細かく設定できる「The Task Order Up!」と併用すれば、マイルストーンのたびにポイント加算するといったルールも自分で作れると思います。ポイント制という単純なものですが、これがあるだけで作業をするモチベーションも上がります。さらに、どのタスクにどのポイントを割り当てるのか考えるときもタスクの重要性を再認識させてくれるので、メリットはいろいろあると思います。

すべてのキットはIllustrator CS以降で開くことができるPDF形式でダウンロードできます。タスクリストを書き換えたり、手帳に入るくらいのサイズに再編集して利用することもできるのではないでしょうか。The Concrete Goals TrackerはPDFだけでなくExcel版とPowerPoint版も用意されているので、より手軽に使えると思います。タスク管理はしてみたいけど、オンラインでするのはちょっと違うなと感じた方は、まずこのPrintable CEOに挑戦してみてはいかがでしょうか。