Re: Re: Re: Re: …もっとシンプルに仕事ができるんじゃない?

仕事でファイルのやりとりをするのは日常茶飯事。Word文書のような比較的小さなものから、PSDのような大きめのファイルまで様々にやりとりされていると思います。

小さいファイルサイズであればメールで済ませてしまう方も多いと思いますが、送ったメールが他のメールと一緒に埋もれてしまう可能性もありますし、会社によってファイルサイズの制限が様々です。中にはファイルの添付自体を禁止しているところもあるかもしれません。

大容量ファイルを一時的に保存してくれる宅配サービスは幾つかありますが、基本的なやりとりはメールで行われるだけでなく、送信のプロセスが面倒なこともしばしば。また、受け渡ししている文書の多くは何度も修正/編集されることがあるので、それらをトラッキングしながら文書を共有/管理するのは大変です――こうしたファイル共有の問題を解決しつつ、今まで以上にシンプルなやりとりを実現しているのが、今回紹介するBoxCloudです。

ドラッグ&ドロップで簡単・便利にファイル共有

BoxCloudはIMを使っているような感覚で特定の人やグループとファイルを共有することができるサービスです。

Webサービスとデスクトップアプリケーションが密接に連携したサービスで、始めるには会員登録だけでなく、BoxCloudのアプリケーションをダウンロードする必要があります(アプリケーションから会員登録することも可能です)。

BoxCloudのアプリケーションはWindows/ Mac/ Linuxに対応する	有料サービスも用意されているが、大きなファイルの転送を行わないのであれば無料で十分

仕事をしている方達がBoxCloudのサービスに入る必要があるため、最初のセットアップが面倒かもしれませんが、それさえ済めば今までとは比べ物にならないくらいファイル共有が楽になると思います。

BoxCloudを立ち上げると会員ログインの画面が表示される。未登録のユーザーはここから直接登録することも可能

デスクトップアプリケーションがあるので、わざわざWebサイトにアクセスしなくても、ファイルやフォルダを共有したい人(複数人も可能)の名前にドラッグ&ドロップするだけで作業が完了します。

BoxCloudのアプリケーションはIMとほぼ見た目が同じ。ファイルの転送は、共有したい相手・グループにファイルをドラッグ&ドロップするだけで完了する	ファイルをドラッグすると画像のようなウィンドウが表示され、必要な情報を追加することができる。残念ながら、現時点では日本語でDescriptionやMessageを記入すると、文字が化けてしまう

Webサイトへ行く必要はありませんが、会員登録をするとマイページが設置され、そこでファイルの管理やアップロードが行えます(アプリケーションにビルトインされているブラウザから見ることもできます)。また、コメントの書き込みやタグもサポートしているので、共有ファイルが多くなったときに欲しいファイルを見つけ出すのに大変便利です。

Webブラウザ、もしくはBoxCloudのビルトインブラウザからマイページへアクセスすることができる。コメントの書き込みなどのちょっとしたなやりとりはサイトで行うと、他のグループメンバーと簡単・便利に情報共有することができます

Webを意識しないファイル共有

手軽にファイルを共有できるわけですが、実はこれ、P2Pでファイル共有をしています。つまり、送信者と受信者が一対一でファイルのやりとりを行っているわけです。

P2Pによるファイル共有の一番のメリットは、デスクトップ上での作業がすぐに反映される点にあります。例えば、あるフォルダをBoxCloudで共有しているとします。共有してしばらくした後、フォルダ内にあるファイル名が変わったり、新規ファイルが追加されたとしても、自動的に共有している相手もその変化を確認でき、必要なファイルをダウンロードすることができます。つまり、変更のたびにサーバーへアップロードするという手間が省けるだけでなく、より安全にファイルのやりとりが行えるわけです。常にオンラインの状態ではないという方には、キャッシュファイルをBoxCloudサーバーにアップロードするというオプションもあります。

最近のファイルのやりとりをチェックしたい方はRSS経由でファイルをファイルをダウンロードすることができます(会員のみアクセスすることができます)

Webサービスを使いこなすのが、最近の仕事のひとつのかたちではありますが、現実はデスクトップアプリケーションを使って作業していることがほとんど。そう考えると、BoxCloudのサービスは、デスクトップ上で作業をしている方にとって自然に使えるサービスだと思いますし、ファイル共有がより効率的に行えると思います。メール、IMと組み合わせてぜひ挑戦してみてください。