雑誌や書籍などの印刷物を、デジタル化してデータベースにしたい。読書家にとっては長年の夢といえるテーマですが、いまやツールの進歩で「あとはやる気だけ」といえそうなところまで来ています。

電子ファイリングを実用化したい

この数年で、ITツールもそれを扱う集合知も、大変進歩しましたし、広まっても来ました。しかしそれでも、入ってくる情報量はどんどん増える一方、私たちの自由時間は、それほど増えているわけではありません。人によっては減ってすらいます。

となれば当然、情報過剰に悩まされることになるわけです。デジタルは増えても場所をとらないし、全文検索という手段が実用化しましたから、一応何とかなりますが、アナログは本質的に困ります。増えれば場所をとるし、全文検索システムどころか、フォルダ分類に相当する整理整頓すら、まじめにコツコツやっていなければ、機能しなくなってしまうのです。

結局は色々と後生大事にとっておいたあげく、何かの拍子にごっそり捨て去る羽目に陥ります。たとえば引っ越しを機会に、大量の本を処分する。もしくは雑誌を処分する。「これはいいや。これもいいや。あ、これは…これはとっておこうかな…これはいいか。でもそうなるとさっきのもいいのか…ならいっそう全部捨てちゃえ !」

筆者だけかもしれませんが、なぜかこうしたときの安直な決断は、それなりの決断に思える上に、結果も「すっきりしていて気持ちいい !」となりがちです。あとから冷静に振り返ってみれば、読みもせず長く放置しておいた「貴重な情報」に対する自分の態度が、実にマヌケくさいものに思えてしまいます。だからあまり後ろを振り返らない。全体としてみると、はなはだ残念な話です。しかも、デジタルと違ってアナログの情報には、けっこうなお金をかけてきているのです。

どうせ捨てるくらいなら、欲張らず、せめてわずかにでもベターな方法で保存しておいてもいいはずです。今回はそのお話をしたいと思います。 　

ライフハック：今度こそ電子ファイリング＋EVERNOTE

　(笑)とつけたくなるようなライフハックです。が、今回購入した3台目のScanSnap、S1500M(Macモデル)は、いままでのどのガジェットより「確かな手応え」を感じます。

ScanSnap S1500M(富士通)

理由は単純。動作が安定していて高速なのです。「日経ビジネスアソシエ」や「THE21」あたりであれば、雑誌を裁断して取り込んで、用紙が詰まるということは全くありません。少なくとも私はこれまでに、雑誌100冊程度を取り込みましたが、ジャムは一度も起こりませんでした。

もうひとつ、S1500Mは速いのです。もしこれが一台目の購入ということだと、特別高速とは感じられないかもしれません。ごく当たり前の速度だと感じられるかもしれません。しかし、この手のものを何台か使ったことがあるなら、きっと「かなり速い」と感じられるはずです。

また、このS1500Mのすごいところは、たとえばマーカーしておいたところをキーワードとして取り込んでくれる、といった「未来的機能」を備えている点です。私も実験的にマークしてからスキャンしてみましたが、無事、キーワード登録してくれました。

もっとも、何度か電子ファイリングに挫折してきた身としては、できるだけ、毎日少しずつどんどんファイリングしていくことで、あまり細かく工夫しようなどとしないことです。なるべく簡単に、習慣化して、結果として大量にスキャンするのがコツなのです。

実際、タイトルなどは適当にしておいて、キーワード登録もせず、表紙と目次ごとどんどんどんどんファイリングしていけば、スキャナの性能が確かなので、ファイリングが面倒だと感じなくなっていきます。

EVERNOTEで管理

さらに大きな問題があります。スキャンニングして、デジタル化したファイルを、なににどうやって記録していくか、です。というのも、ファイルのサイズは大きく、手間もかかっているというのに、後から見直さなくなるのではあまりにもったいないからです。

スキャンしたファイルはネットでも管理できる

私は電子化したファイルは、とにかくEVERNOTEにそのまま流し込んで管理しています。PDF形式であれば、ファイルごと読み込むことができますし、内容をすぐに読み直すこともできるからです。

さらに、OCRでテキストがPDFに埋め込んであるので、これを検索することも可能です。ここまでの設定を自動化しておくと、ScanSnapによって雑誌を取り込んだだけで、検索可能な形でEVERNOTEに保存しておくことができるのです。

たとえば、EVERNOTEの検索窓から「上司」という単語で検索をかけると、「上司」という単語の含まれたファイルが抽出され、ページ内の「上司」という単語をハイライトして表示してくれます。

デジタル情報にしてしまえば、記事をキーワードで検索できる

ただ1つ問題があるとすれば、EVERNOTEには1ファイル最大25MBまでという、かなり小さめの制限があることです。雑誌一冊程度でも、それなりの高画質で取り込んでしまうと、50MB近くになるので、分割するか、いらないページを捨てるかしなければなりません。

ちなみに私は、雑誌を購入した時点で、電子ファイリングすることを想定していますから、要りそうな部分の最初のページと最後のページに付箋を貼って挟み、他は取り込まないようにしています。